levos Zeiterfassung für Apotheken - Blogbeiträge

02. November 2023 Autor: levos

Mehr Kompetenzen für Apotheken

In Zukunft wird es möglich sein, dass Apotheken Medikationsanalysen und einfache Gesundheitstests wie Blutdruckmessungen, Analysen von Harnproben und weiteren körpereigenen Stoffen durchführen.

Ebenfalls wird die Einrichtung von ausgelagerten Abgabestellen und Filialapotheken erleichtert. Die Zahl der Filialapotheken wird zudem von einer auf maximal drei erweitert.

Eine weitere Änderung betrifft die möglichen Öffnungszeiten von Apotheken. Durch die neue Novelle ist es möglich, dass Apotheken werktags zwischen 06:00 und 21:00 Uhr und samstags zwischen 06:00 und 18:00 Uhr offen halten können.
Die zulässige Gesamtöffnungszeit wird von 48 auf maximal 72 Stunden pro Woche angehoben. Damit wird die Medikamentenversorgung gerade zu Randzeiten und an Wochenenden deutlich erweitert.

Neue Dienstplanungen können einfach und schnell mit levos Dienstplanung und Zeiterfassung vorgenommen werden.
Kontaktieren Sie uns um weitere Informationen dazu von uns zu erhalten.

Weitere Informationen unter

Apothekengesetz wird reformiert: Entwurf in Begutachtung

Bundesrecht konsolidiert: Gesamte Rechtsvorschrift für Apothekengesetz, Fassung vom 02.11.2023

Neues Gesetz: Apotheken dürfen künftig bis 21 Uhr offenhalten

19. November 2022 Autor: levos

Ein Spielkasten zum Bauen und Planen

Zukünftige Änderungen im Dienstplan sind ein ständiger Begleiter einer Apotheken- Leitung. Hauptkriterium für die Belegung der Apotheke sind die ausreichende Anzahl von Pharmazeuten, PKAs, Reinigungspersonal sowie Ästhetikerinnen und FußpflegerInnen sowie bestimmte saisonale Anforderungen. Daneben sollen natürlich auch die Wünsche der MitarbeiterInnen Berücksichtigung im neuen Dienstplan finden.

Um diese Planung bestmöglich zu unterstützen, bietet levos - Dienstplanung und Zeiterfassung für Apotheken die sogenannte Sandbox an. Das Tool ermöglicht es Ihnen, auf Grundlage des aktuellen Dienstplans jedmögliche Änderung auszuprobieren und so Optimierungen zu erreichen.

Konkret kann durch Aktivierung des Sandbox-Buttons der aktuelle Dienstplan der MitarbeiterInnen durch Hinzufügen neuer Arbeitszeiten, Ändern bestehender Dienstzeiten und durch Verschieben von Arbeitszeitsintervallen via Drag and Drop, umgestaltet werden.
Das bestehende Dienstausmaß der MitarbeiterInnen wird dabei automatisch berücksichtigt und sich ergebende Abweichungen ausgewiesen. Nach Fertigstellung des neuen Dienstplans kann dieser in der Sandbox wochenweise veröffentlicht werden.
Die Änderungen der bestehenden Dienstzeiten sind für die Mitarbeiterinnen im Planungsstadium nicht im Dienstplan ersichtlich. Erst nach dem Veröffentlichen sind die Änderungen für alle MitarbeiterInnen sichtbar.
Sollten die Änderungen in der Sandbox rückgängig gemacht werden, kann man diese wochenweise auf den bestehenden Dienstplan zurück setzen.

Die Sandbox bietet Ihnen einen hervorragenden Komfort für zukünftige Änderungen einzelner Dienstplanwochen bzw. beim Planen und Erstellen neuer Regelarbeitszeiten.

19. November 2022 Autor: levos

Mobile App zur Dienstplanung und Zeiterfassung für Apotheken

Die neue Version der Mobile App für die Dienstplanung und Zeiterfassung für Apotheken wird in nächster Zeit verfügbar sein. Sie bietet neben den gewohnten Funktionen auch die Möglichkeit von Push- Nachrichten, Erinnerungen bzgl. Dienstzeiten und Abwesenheiten, Chat- Nachrichten als Push- Nachrichten und viele neue Funktionen mehr.

Die Mobile App steht für die Betriebssysteme Android und iOS zur Verfügung und kann aus den jeweiligen App Stores heruntergeladen werden und steht nach der Installation am mobile Device auf diesen zur Verfügung.

01. September 2022 Autor: levos

Perfekte Schnittstelle zur Lohnverrechnung

levos Dienstplanung und Zeiterfassung für Apotheken bietet eine perfekte Schnittstelle zur Lohnverrechnung. Die geleisteten Arbeitszeiten, Abenddienste, Nachtdienste, Urlaubsstände und Gutstunden werden in der Monatsübersicht übersichtlich aufgelistet, zusammengefasst dargestellt und stehen in unterschiedlichen Formaten zur Verfügung.
Als Standardformat kann die Monatsübersicht als PDF heruntergeladen oder direkt per Email versendet werden. Weiters stehen die Formate Excel und XML zur Verfügung.

Eine weitere Möglichkeit, wie der Steuerberater die Aufzeichnungen Ihrer Mitarbeiter einsehen kann ist ein eigener Zugang für diesen. Die Berechtigungen können so feingranular eingestellt werden, sodass der Steuerberater nur die für Ihn relevanten Daten aufrufen kann.

Betriebsprüfungen und Arbeitszeitaufzeichnung

27. April 2022 Autor: levos

Außenprüfung (vormals Betriebsprüfung) - sicher mit levos

Arbeitgeber*innen sind verpflichtet Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen und müssen ihre Arbeitnehmer*innen über die Art der Führung der Arbeitsaufzeichnungen ausreichend anweisen und dafür auch die notwendigen Hilfsmittel zur Verfügung stellen.
Mit levos Dienstplanug und Zeiterfassung für Apotheken verfügen Sie über ein Tool, dass die gesetzlich vorgeschriebene Zeiterfassung übersichtlich und leicht kontrollierbar macht. Es ist jederzeit auf einen Blick der genaue Stand eines jeden Mitarbeiters/einer jeden Mitarbeiterin ersichtlich. Komplizierte Berechnungen betreffend Zuschläge bei Mehr-, Über-, Feiertags- und Sonntagsstunden können automatisch ausgewertet werden.
levos Zeiterfassung und Dienstplanung für Apotheken hilft Ihnen somit, das Risiko von Nachzahlungen bei Prüfungen durch die Österreichische Gesundheitskasse und die Finanz zu vermindern.
Es gilt auch zu beachten, dass auch das Arbeitsinspektorat verschärfte Strafen bei fehlenden Arbeitszeitaufzeichnungen verhängt.
Darüber hinaus haben von Arbeitnehmer*innen unterschriebene Arbeitsaufzeichnungen auch vor Gerichten eine hohe Beweiskraft und können vor späteren unbegründeten Forderungen von Arbeitnehmer*innen schützen.
Holen Sie sich die Unterstützung die es braucht, um für allfällige Prüfungen gut gerüstet zu sein: sicher - mit levos!

Außenprüfung (vormals Betriebsprüfung) FAQ der WKO

12. Februar 2022 Autor: levos

Dienstplanung im Sinne konkreter Diensteinteilung - ein Mehrwert im Apothekenalltag

Eine Dienstplanung nach bloßen Anwesenheiten reicht aufgrund der mannigfaltigen Aufgaben in der Apotheke oftmals nicht aus, um den Anforderungen des Apothekenalltags gerecht zu werden. Vielmehr ist es notwendig, auch eine Diensteinteilung nach konkrete Verfügbarkeiten und Zuständigkeiten für spezielle Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter zu planen. levos Zeiterfassung und Dienstplanung für Apotheken bietet Ihnen die Möglichkeit, täglich für jeden einzelnen Mitarbeiter konkrete Tätigkeiten stundenweise festzulegen.
Aufgaben wie: Tätigkeit in der Teststraße Corona, Suchtgiftverwaltung, Rezeptabrechnung, Dekoration usw., können so generell fix, für einzelne Tage oder stundenweise zugewiesen und eingeteilt werden.
Die zu erfüllenden Aufgaben werden damit klar an die Mitarbeiter kommuniziert, sind im Team transparent und werden im System für Sie dokumentiert. Die erfüllten Aufgaben werden in der Zeiterfassung der Mitarbeiter bestätigt oder korrigiert.
Adapatierungen der Einteilungen sind auch kurzfristig jederzeit möglich - der Mitarbeiter wird umgehend darüber informiert. Der Dienstplan in levos Zeiterfassung und Dienstplanung für Apotheken - ist mehr als nur eine Anwesenheitsübersicht. Profitieren Sie davon und optimieren Sie so Ihre Dienstplanung!

05. Februar 2022 Autor: levos

levos Zeiterfassung und Dienstplanung für Apotheken ist Multimandantenfähig

Die Multimandantenfähigkeit ist eine Erweiterung der Mandantenfähigkeit, hier können mehrere Mandanten gleichzeitig von einem IT-System verwaltet werden.
levos Zeiterfassung und Dienstplanung für Apotheken unterstützt die Multimandantenfähigkeit in der Art und Weise, dass einfach und schnell neue Mandante für User sichtbar gemacht werden können.

Dies ist zum Beispiel für die Diensteinteilung von Mitarbeitern hilfreich, die in mehr als einer Apotheke im Dienstplan eingeteilt werden.
Weiters ist es möglich, die Berechtigungen auf Mandantenebene feingranular auf Modul- und Funktionsebene zu vergeben.

Somit sieht jeder Mitarbeiter nur die für Ihn relevanten Informationen. User mit der Berechtigung Admin oder Apothekenadmin können die Einstellungen jederzeit einsehen und diese einfach ändern.

22. Oktober 2021 Autor: levos

Schwangerschaft – besondere Zeit mit besonderen Anforderungen an die Dienstplanung

Mit levos Zeiterfassung für Apotheken können Sie alle arbeits(zeit)rechtlich relevanten Daten im Zusammenhang mit der Schwangerschaft einer Mitarbeiterin erfassen und dadurch entstehende Änderungen in der Diensteinteilung sowohl individuell für die Schwangere als auch für das gesamte Team frühzeitig planen. Unterstützend dazu erfolgt eine Berechnung der bis Ende der Schutzfrist anfallenden bzw. bestehenden Urlaubsansprüche, welche bei der Dienstplanung bis Beginn der Schutzfrist sinnvollerweise zu berücksichtigten ist. Änderungen in der Dienstplanung ergeben sich gegebenenfalls zusätzlich bereits vor Mutterschutzbeginn, nämlich durch bestehende Freistellungsansprüche für werdende Mütter. Diese haben ab Beginn der 14. Schwangerschaftswoche - wenn kein voller Impfschutz besteht und die Gefahr eines schwereren Krankheitsverlaufes bei einer Infektion mit COVID-19 durch Veränderungen der Arbeitsbedingungen nicht vermieden werden kann - einen Anspruch auf Freistellung mit Entgeltfortzahlung. Kann die Gefährdung nicht durch Änderung der Arbeitsbedingungen oder Versetzung an einen anderen Arbeitsplatz (dabei ist auch die Möglichkeit von Homeoffice im Einzelfall denkbar) nicht vermieden werden, hat die betroffene Schwangere Mitarbeiterin das Recht vom Anspruch auf Freistellung Gebrauch zu machen. Mit levos Zeiterfassung können in den Modulen Verwaltung und Dienstplan die getroffenen Vereinbarungen bezüglich Beginn der Sonderfreistellung nachweislich dokumentiert werden und die erforderlichen Änderungen der Diensteinteilung ausgearbeitet und umgesetzt werden.

10. September 2021 Autor: levos

DIENSTPLANUNG - Alles neu macht den Herbst

Mit Herbst werden die Regelarbeitszeiten der MitarbeiterInnen und somit die Dienstpläne der Apotheke vermehrt geändert, um auf die saisonalen Anforderungen aber auch die Bedürfnisse der MitarbeiterInnen (Vereinbarkeit Beruf und Familie/Schule) entsprechend zu reagieren.

Zusätzlich werden im Herbst oft neue Lehrlinge aufgenommen bzw. haben bereits beschäftigten Lehrlinge dann neue Schulzeiten, die es ebenfalls in der Dienstplanung zu berücksichtigen gilt.
levos Dienstplanung und Zeiterfassung bietet hervorragende Möglichkeiten, die notwendigen Änderungen in der Dienstplanung schnell und präzise zu bewerkstelligen. Neben dem Planungstool Sandbox in dem Sie, ohne in bestehende Dienstpläne bereits aktiv einzugreifen, im Vorfeld Dienste planen und so eine künftig fixe Diensteinteilung erarbeiten können, besteht im Reiter Dienstplan die Möglichkeit, jederzeit kurzfristig erforderliche Änderungen mit nur einem Mausklick oder mittels drag&drop pro Mitarbeiter vorab umzusetzen.

Die Änderungen sind im Dienstplan mit Signalfarben gekennzeichnet um leicht mit einem Blick zu erfassen. Über kurzfristige Änderungen werden die MitarbeiterInnen systemintern und – auf Wunsch – auch via SMS informiert. So behalten die Apothekenleitung und Mitarbeiter ihre und die Einteilung der KollegInnen schnell und leicht im Überblick.

Fixe neue Regelarbeitszeiten können in der Verwaltung sodann individuell angelegt werden - unter Berücksichtigung erforderlicher Wochen-Zyklen, mit einem sog. 1- Wochen-Rad, 2 Wochen-Rad, 4 Wochen-Rad, … bis hin zu 36 Wochen-Rädern. Mit Hilfe von levos Dienstplanung und Zeiterfassung sind Sie für die Anforderungen einer neu vorzunehmenden Dienstplanung gut gerüstet, Sie besitzen mit levos Dienstplanung und Zeiterfassung ein vollumfängliches Werkzeug für die Planung, Umsetzung und Kontrolle der Diensteinteilung.

28. Mai 2021 Autor: levos

Förderung Digitalisierung

Ihre Entscheidung mit levos die Dienstplanung und Zeiterfassung in Ihrer Apotheke zu digitalisieren und Ihre betrieblichen Abläufe zu optimieren, eröffnet Ihnen die Möglichkeit aktuell laufende Förderprogramme zu nutzen. Wir haben für Sie Links zu den aktuell laufenden Förderprogrammen für Digitalisierungsvorhaben zusammengefasst:

DigitalStarter 21 in Oberösterreich

Digital KMU in Salzburg

Impulsprogramm digi4Wirtschaft in Niederösterreich

Wien Digital 110

Digitalisierungsoffensive 2 in Kärnten

KMU Digital in Steiermark

Digitalisierungsförderung in Tirol

In Vorarlberg und im Burgenland sind derzeit leider keine expliziten Fördermöglichkeiten bekannt.

22. Mai 2021 Autor: levos

Der levos DIENSTPLAN – ein Tool, viele Funktionen

Im Dienstplan werden nicht nur die fixen Regelarbeitszeiten und eingetragenen Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiterinnen automatisch wöchentlich abgebildet, sondern können auch kurzfristige Diensttäusche, Nachtdienste und sonstige zusätzliche Dienste mit einem Klick oder mittels drag&drop jederzeit rasch und einfach eingegeben werden. Die sich aus Dienstplanänderungen ergebende Differenz von SOLL/IST – Stunden ist, ebenso wie eine Überschreitung der höchstzulässigen Arbeitszeit bzw. Unterschreitung der Ruhezeiten, sofort ersichtlich und erleichtert die Diensteinteilung dadurch wesentlich. Über im Dienstplan eingetragene Änderungen werden Ihre MitarbeiterInnen, sofern gewünscht, auch sofort via SMS informiert.
Als unterstützendes Planungstool können Sie mit der Funktion „Sand-Box“ im Dienstplan neu angedachte Arbeitszeitmodelle eingeben und so künftige Diensteinteilungen vorab spielerisch ausprobieren.

Sie haben im Dienstplan zusätzlich die Möglichkeit, einzelne Tätigkeiten (wie Tara, Back-office, Rezeptur, Suchtgiftverwaltung, Altersheim, Teststrasse, und vieles mehr) für alle oder einzelne MitarbeiterInnen in deren Arbeitszeitintervallen zu definieren und/oder generell MitarbeiterInnen nach Tätigkeitsfeldern zu gruppieren. Auch die Verteilung der Rollen (Pharmazeut/PKA,…) und damit einhergehend eine Kontrollmöglichkeit, dass ausreichend Personal pro Rolle anwesend ist, steht zur Verfügung.
Unterschiedliche Ansichten des Dienstplanes (Tabellen-, Chart oder Tätigkeitsansicht), zahlreiche Filtermöglichkeiten sowie das flexible Einstellen der Anzahl der angezeigten Dienstplanwochen garantieren Ihnen die Übersicht, die Sie individuell wänschen. Und natürlich kann der Dienstplan auch ausgedruckt und in gewohnter Weise in Papierform ausgehängt werden. Dienstplanung leicht gemacht – mit dem levos Dienstplan

20. März 2021 Autor: levos

Kurzarbeit in Apotheken

Aufgrund der andauernden Covid-19 Situation, ist es für einige ApothekerInnen erforderlich, Mitarbeiter in Kurzarbeit zu beschäftigen. Von Kurzarbeit (KUA) spricht man, wenn in einem Betrieb die Arbeitszeit bestimmter Mitarbeiter zeitlich begrenzt herabgesetzt wird. Die neue Corona-Kurzarbeit ist eine erleichterte, besonders attraktive Form der Kurzarbeit. Sie sichert Unternehmen Fachkräfte und Liquidität – unabhängig von der Unternehmensgröße. Kurzarbeit dient zur Überbrückung von wirtschaftlichen Störungen und soll die Beschäftigten im Betrieb halten. Der durch die Abrechnung der Kurzarbeit entstehende administrative Mehraufwand der Zeiterfassung, wird durch levos Zeiterfassung auf ein Minimum beschränkt. Individuell und flexibel kann aus unterschiedliche Arten der Darstellung der Arbeitszeiten gewählt werden und wird z. B. neben der Kurzarbeit-Regelarbeitszeit, auch die Regelarbeitszeit vor der Kurzarbeit im Monatsbericht dargestellt, um Abweichungen hinsichtlich der Berechnung von Abwesenheitszeiten (Urlaub, Zeitausgleich,...) auf einen Blick zu verdeutlichen. Die Kurzarbeit ist zusätzlich nicht nur in der Verwaltung und im Monatsbericht, sondern auch im Abwesenheitskalender explizit gekennzeichnet. Weitere Informationen von AMS unter COVID-19 Kurzarbeit und vom Rechtsinformations- System (RIS) unter Arbeitsmarktservicegesetz § 37b

18. März 2021 Autor: levos

Monatsbericht - einfach und schnell

Der Monatsbericht wurde dahingehend optimiert, dass jegliche Eingabe und Änderung der Zeiterfassung ohne Wechsel der Benutzeroberfläche durchgeführt werden kann. Neben den herkömmlichen Möglichkeiten der Zeitbestätigung und der Eingabe von Abwesenheiten über die Tagesmaske, ist es jetzt auch möglich, Abwesenheiten für einen längeren Zeitraum direkt im Monatsbericht einzugeben. Dazu muss nur ein "von - und bis- Datum" sowie der Typ der Abwesenheit ausgewählt werden und erscheint diese Abwesenheit sodann unverzüglich im Monatsbericht.
Administratoren können zusätzlich offene Abwesenheiten jetzt auch direkt im Monatsbericht bewilligen. So können Mitarbeiter noch schneller und einfacher Ihre Arbeitszeiten bzw Abwesenheiten erfassen und Administratoren noch schneller eingetragene Abwesenheiten bewilligen. Bei Fragen sind wir gerne für Sie da!

03. März 2021 Autor: levos

Tätigkeit Corona Teststrasse

Um einerseits den Anforderungen und Belastungen durch die erhöhte Inanspruchnahme von Apotheken im Zusammenhang mit Covid-19 -Testungen und der Vergabe der Gratis - Covid-19-Test-Sets gewachsen zu sein und andererseits Kunden weiterhin in gewohnter Weise vollumfänglich servicieren zu können, stehen ApothekenleiterInnen vor der Herausforderung, bestehendes Personal spezifisch einzuteilen oder auch zusätzliches Personal zb für Testungen einzustellen. levos Zeiterfassung unterstützt Sie dabei mit speziell dafür entwickelten Features: Spezifische Tätigkeiten wie zb Teststrasse Corona sind in der Applikation verfügbar, um die Diensteinteilung im Dienstplan bei allen Mitarbeitern einfach und schnell abbilden zu können. Individuelle, apothekenspezifisch definierte Tätigkeiten können beliebig ergänzt werden. Es sind keine zwingenden Regelarbeitszeiten für Testungs-Mitarbeiter zu definieren, sondern können diese nach Bedarf selbständig und kurzfristig im Dienstplan eingetragen werden, wodurch Flexibilität gewährleistet ist. Das Einpflegen der Daten der zusätzlich beschäftigten Mitarbeiter und die Führung deren Arbeitszeitaufzeichnungen, verursacht unsern Kunden keinerlei Mehraufwand. Hier finden Sie alle Testangebote in Österreich

		Arbeitszeiterfassung inklusive Prüfung der Vorgaben des Arbeitsrechtes, wie insbesondere des Arbeitszeitgesetzes und der anzuwendenden Kollektivverträge
		Erfassung und Abrechnung der Bereitschaftsdienste
		Errechnung der Zuschläge
		Erstellung übersichtlicher Monatsberichte

		Flexible Festlegung von individuellen Regelarbeitszeiten mit Diensträdern
		Übersichtliche Dienstplanung und Diensteinteilung, auch klassifiziert nach Tätigkeiten
		einfaches Tauschen, Verschieben und Streichen von Diensten bereits im Dienstplan
		Koordination der Urlaubsplanung und sonstiger Abwesenheiten im Abwesenheitskalender
		Frühzeitiges Erkennen von Mehrarbeit und Überstunden

		eine Kommunikationsplattform für raschen internen Informationsaustausch
		einen Kalender für die Planung von Aktionswochen und sonstigen Aktivitäten
		Übersicht über Fortbildungen
		SMS-Benachrichtigungen zur Information über Dienstplanänderungen uvm
		die Möglichkeit der Verwaltung mehrere Filialen im Verbund

		speziell und ausschließlich für Apotheken entwickelt
		keine Installation - jederzeit und überall über den Browser aufrufbar
		keine kostenpflichtigen Updates, sondern stetige Weiterentwicklung und Verbesserung
		responsive Programmierung – levos Dienstplanung und Zeiterfassung für Apotheken funktioniert auf allen Endgeräten
		intuitiver Aufbau und damit keine intensive Einarbeitung der User erforderlich
		persönliche Schulungen direkt in der Apotheke oder online
		zentrale Speicherung und Sicherung ihrer Daten
		digitale Sicherheit entsprechend den Anforderungen des Datenschutzes
		persönlicher, umfassender und fundierter Support, der weit über technische Fragen hinaus geht
		ständige und rasche Erreichbarkeit per Chatbot, Ticketsystem, E-Mail oder Telefon

Navigation levos GmbH

Dienstpalnung und Zeiterfassung für Ihre Apotheke

Dienstplanung und Zeiterfassung für Ihre Apotheke

Web- Applikation

Impressionen der Zeiterfassung für Apotheken

Mitarbeiterverwaltung

Verwaltung der Abwesenheiten

Dienstplanung und Diensteinteilung

Kommunikation und Informationsaustausch

Monatsreport und Monatsbericht

Zusätzliche Informationen

Ihre Vorteile gegenüber anderen Systemen

Wir sind seit vielen Jahren nur für Apotheken im Einsatz

Dienstplanung und Zeiterfassung auf einen Blick